Polityka prywatności

- dla osób występujących w roli kontrahentów lub osób reprezentujących kontrahentów oraz osób wskazanych do realizacji przedmiotu umów z HYVA Polska Spółka z o.o..

1.         Administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: RODO) danych osobowych osób występujących w roli:

• kontrahentów będących stronami zawieranych umów z HYVA Polska Sp. z o.o. (osoby fizyczne, osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego),
• osób reprezentujących kontrahentów instytucjonalnych HYVA Polska Sp. z o.o.,
• osób wskazanych przez kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów (np. zespoły projektowe) realizowanych z HYVA Polska Sp. z o.o.,

jest HYVA Polska Sp. z o.o.  z siedzibą przy ul. Półłanki 29G, 30-740 Kraków (dalej jako: Spółka).

2.         Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych. W tym celu możliwy jest kontakt drogą elektroniczną na adres iod@hyva.com, a także pocztą tradycyjną na adres siedziby Spółki.

3.         Dane osobowe osób wskazanych w pkt. 1 w zależności od roli przez nie pełnionych w relacjach ze Spółką mogą być przetwarzane w następujących celach oraz na poniższych podstawach prawnych:

1. zawarcia i realizacji przedmiotu umowy (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2. prowadzenia korespondencji, w tym bieżącej komunikacji związanej z zawarciem i realizacją przedmiotu umowy (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit f RODO),
3. rozpatrywania reklamacji związanych z zawartymi umowami (podstawa prawna przetwarzania danych art. 6 ust. 1 lit b RODO),
4. rozpatrywania i dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółka (podstawa prawna przetwarzania danych art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5. realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT), ustawy z dnia z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
6. przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Spółce, co stanowi jej prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

4.         Dane osobowe mogą być ujawniane do następujących podmiotów:

1. podmiotów wspierających Spółkę w zakresie obsługi technicznej i informatycznej
   (w tym dostarczenia, wdrażania oraz serwisu oprogramowania i serwisu sprzętu informatycznego),
2. podmiotów z Grupy Kapitałowej HYVA – w zakresie raportowania oraz wewnętrznych procesów administracyjnych w ramach Grupy Kapitałowej,
3. kancelarii prawnych obsługujących Spółkę,
4. podmiotów konsultingowych, audytowych i doradczych – w zakresie realizowanych przez te podmioty usług na rzecz Spółki.

5.         Dane osobowe nie będą przekazywane przez Spółkę poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

6.         Dane osobowe będą przechowywane przez Spółkę przez okres realizacji zawartych umów i do czasu ich prawidłowego rozliczenia, a ponadto:

1. do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umów wskazanych powyżej,
2. przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń, w związku z zawartymi umowami, o których mowa powyżej,
3. przez czas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych, np. obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji zgodnie z wymaganiami art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
4. przez okres niezbędny do udokumentowania przez Spółkę przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
5. w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – przez okres nie dłuższy niż 3 lata,

7.         Spółka zapewnia prawo skorzystania z uprawnień przewidzianych na gruncie RODO, tj. prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO.

8.         W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Spółkę w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (wskazanych powyżej), informujemy o przysługującym prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją.

9.         Informujemy o prawie wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10.       Podanie danych osobowych w celach:

1. realizacji przedmiotu umowy jest warunkiem zawarcia umowy, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości jej zawarcia lub brakiem możliwości należytego jej wykonania,
2. rozpatrywania reklamacji, dochodzenia ewentualnych roszczeń jest niezbędne celem prawidłowego rozpatrzenia przez Spółka ewentualnej reklamacji lub dochodzenia roszczeń,
3. w celach wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych przepisów prawa,
4. w pozostałych przypadkach jest dobrowolne.